Na het installeren van het vaste trussensysteem in de Polyzaal van de Meermin, gepland vanaf 4 juni is het de bedoeling om deze trussen uit te rusten met alle mogelijke configuraties qua projectie, licht en geluid zodat alle evenementen op een sfeervolle en professionele manier kunnen worden ondersteund. Hierbij wordt voorzien in aangepaste verlichting (bewegende lichten), projectiemogelijkheden en deels recuperatie van geluidsversterking.
Ook wordt de bediening volledig geautomatiseerd, waardoor de inzet van personeel (technici) tot een minimum wordt herleid. De huurders zullen immers zelf via een beperkt menu de bediening kunnen verzorgen, zonder dat ze basisinstellingen kunnen wijzigen of schade toebrengen aan het systeem.
De aankopen zijn gebudgetteerd in het meerjarenplan maar extra middelen zijn nodig om naast Poly zaal A ook Poly deel B te voorzien van een vast projectiescherm en projector, evenals voor de uitvoering van de werken, die voor een gedeelte in eigen beheer gebeurt, aangevuld met externe technici.
In het kader van de opdracht “Aankoop audiovisueel materiaal ” werd een bestek met nr. 2026/385 opgesteld door de Dienst vrijetijd.
Deze opdracht is opgedeeld in volgende percelen:
* Perceel 1 (Aankoop en installatie van projectors en projectieschermen voor polyvalente zaal VTC De Meermin), raming: € 21.487,60 excl. btw of € 26.000,00 incl. 21% btw;
* Perceel 2 (Aankoop van moving washen voor polyvalente zaal De Meermin), raming: € 38.016,52 excl. btw of € 45.999,99 incl. 21% btw.
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 59.504,12 excl. btw of € 71.999,99 incl. 21% btw.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Als limietdatum voor het indienen van de offertes wordt 23 juni 2026 om 10.00 uur voorgesteld.
Juridisch kader
Toepasselijke wetgeving:
- Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
- Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
- De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 140.000,00 niet).
- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
- Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
Art. 1 : Het bestek met nr. 2026/385 en de raming voor de opdracht “Aankoop audiovisueel materiaal ”, opgesteld door de Dienst vrijetijd worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 59.504,12 excl. btw of € 71.999,99 incl. 21% btw.
Art. 2 : Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Art. 3 : Volgende ondernemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking:
- De Naarstigheid, Gaversesteenweg 164 te 9820 Merelbeke;
- Bekafun, Heilig Hartstraat 23 te 8870 Izegem;
- PVL Sound & light bvba, Legeweg 123 te 8020 Oostkamp;
- PLAY AV NV, Venecoweg 2 te 9810 Nazareth.
- Controllux bvba, Lammerdries 18A/1 te 2440 Geel;
Art. 4 : De offertes dienen het bestuur ten laatste te bereiken op 23 juni 2026 om 10.00 uur.
Art. 5 : In het kader van het bestuurlijk toezicht zal een beknopte omschrijving van dit besluit worden