Agenda  gemeenteraad

In zitting van 26 april 2023 werd akte genomen van de verhindering om medische redenen van mevr. Agnes Dierick. Haar eerste opvolger, mevr. Sofie Rupus legde toen haar eed af als gemeenteraadslid. Mevrouw Agnes Dierick. Mevr. Agnes Dierick heeft nu een een nieuw medisch attest ingediend dat loopt tot en met 31 december. De verhindering om medische redenen dient dan ook verlengd te worden tot en met 31 december 2023.

Telkens een intergemeentelijk samenwerkingsverband een Algemene Vergadering organiseert, moet de gemeenteraad de agenda en het mandaat voor de gemeentelijke vertegenwoordiger goedkeuren.

Telkens een intergemeentelijk samenwerkingsverband een Algemene Vergadering organiseert, moet de gemeenteraad de agenda en het mandaat voor de gemeentelijke vertegenwoordiger goedkeuren.

De raad dient haar deel van de geïntegreerde jaarrekening vast te stellen.

De voorliggende jaarrekening voldoet aan de wettelijke bepalingen.

De geïntegreerde jaarrekening met bijlagen werd aan de raadsleden bezorgd binnen de wettelijk voorziene termijnen.

De OCMW raad heeft haar deel van de geïntegreerde jaarrekening vastgesteld.  De gemeenteraad dient deze goed te keuren.

De voorliggende jaarrekening voldoet aan de wettelijke bepalingen.

De jaarrekening met bijlagen werd aan de raadsleden bezorgd binnen de wettelijk voorziene termijnen.

De gemeenteraad dient binnen de 50 dagen een advies uit te brengen m.b.t. de jaarrekeningen van de kerkfabrieken.  Bij nazicht werden er geen leemten vastgesteld.  De gemeente kan bijgevolg de jaarrekeningen gunstig adviseren.

Er wordt wel vastgesteld dat de correcte procedures niet goed gevolgd worden:

• De jaarrekening werden niet gelijktijdig ingediend door het centraal kerkbestuur.  De jaarrekening van Sint-Rochus werd later ingediend.
• De jaarrekeningen van O.L.Vrouw & SS Petrus en Paulus en St. Jan Baptist werden goedgekeurd in de kerkraad van 27-01-2023.  Toch werden zij pas ingediend op 06-07-2023.  Dit is ruim laat.  Gezien de GR geen zittingen heeft in juli en augustus, wordt op deze manier de gemeente geen kans gegeven om binnen de gestelde termijn van 50 dagen een advies uit te brengen.
• De jaarrekening van Sint-Rochus werd op 18/08 via mail aan de gemeente bezorgd.  Het betreft een niet ondertekend exemplaar dat nog moest opgeladen worden via het loket voor Lokale besturen.  

Het decreet lokaal bestuur stelt dat er minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar wordt voorgelegd aan de gemeenteraad.

Artikel 263 van het decreet lokaal bestuur schrijft voor dat de opvolgingsrapportering minstens volgende elementen dient te bevatten:

1. Een stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen van het meerjarenplan;
2. Een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar;
3. In voorkomend geval, de wijzigingen in de assumpties die gekozen werden bij de opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan;
4. In voorkomend geval, de wijzigingen in de financiële risico’s.

Artikel 177 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt het volgende:
"De financieel directeur staat in volle onafhankelijkheid in voor:

1° de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in artikel 266 en 267;

De financieel directeur rapporteert in volle onafhankelijkheid over de volgende
aangelegenheden aan de gemeenteraad, aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aan het
college van burgemeester en schepenen, en aan het vast bureau:
1° de vervulling van de opdrachten, vermeld in dit artikel;"

De voorwaarden waaronder de financieel directeur zijn visumplicht uitoefent werden vastgelegd door de gemeenteraad.

Er werd 1 rapport opgemaakt voor zowel gemeente als OCMW.  Dit rapport wordt aan beide raden voorgelegd.

In het kader van de opdracht “Heraanleg speelplein Kouterstraat/H. Lovinfossestraat  ” werd een bestek met nr. 2023/294 opgesteld door de jeugddienst en technische dienst. 

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 10.000,00 incl. btw.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Vanuit de vaststelling dat het wegprofiel in de Oudeheerweg Heide zeer smal is en de bermen dus geregeld worden uitgereden (putvorming) werd gevraagd een opdracht uit te werken voor de aanleg van een strook grasdallen langs beide zijden. Dit in afwachting van een volledige heraanleg naar aanleiding van de nog uit te voeren rioleringswerken.  Voor deze laatste dient het volledige dossier nog uitgewerkt te worden zodat de effectieve uitvoering van deze rioleringswerken nog wel enige tijd op zich zal laten wachten. Het project is wel reeds aangemeld.

Voordelen van deze optie zijn dat de waterdoorlaatbaarheid van deze strook zal verbeteren en dus ook de plasvorming zou moeten verminderen. 

De voetpaden in de wijk Lovinfosse bevinden zich in slechte staat.

Binnen één van de 4 werven van het LEKP is ontharden (tegelwippen) een belangrijk actiepunt. In deze wijk waar een snelheidsregime van 30 km/u geldt en waar weinig doorgaand verkeer is werd beslist de voetpaden te verwijderen. De komende weken zal samen met de bewoners gekeken worden welke maatregelen wenselijk/mogelijk zijn om ervoor te zorgen dat men  zich als voetganger op een veilige manier in en door de wijk kan verplaatsen. Dit kunnen bv een aantal bijkomende snelheidsremmende maatregelen zijn. Ook zal met de bewoners gekeken worden of in de wijk nog meer kan onthard worden. 

Een schoolbestuur moet voor elk van zijn basisscholen een schoolreglement opstellen dat de betrekkingen tussen het schoolbestuur en de ouders en de leerlingen regelt. 
Meer specifieke afspraken worden door het college van burgemeester en schepenen, na overleg in de schoolraad, opgenomen in de infobrochure. Het schoolreglement gewoon basisonderwijs en de infobrochure worden bij elke inschrijving van een leerling en nadien bij elke wijziging, ter beschikking gesteld (op papier of via een elektronische drager) aan de ouders, die ondertekenen voor akkoord. Het vorige schoolreglement (inclusief de infobrochure) was aan actualisatie  toe wegens gewijzigde regelgeving  en de noodzaak om sommige artikelen te verduidelijken en/of te verfijnen (gewijzigde contactgegevens e.d.m.). Het model schoolreglement van de Onderwijsvereniging van de Steden en Gemeenten dient als basis voor het schoolreglement.

Een schoolbestuur moet voor elk van zijn basisscholen een schoolreglement opstellen dat de betrekkingen tussen het schoolbestuur en de ouders en de leerlingen regelt. 
Meer specifieke afspraken worden door het college van burgemeester en schepenen, na overleg in de schoolraad, opgenomen in de infobrochure. Het schoolreglement gewoon basisonderwijs en de infobrochure worden bij elke inschrijving van een leerling en nadien bij elke wijziging, ter beschikking gesteld (op papier of via een elektronische drager) aan de ouders, die ondertekenen voor akkoord. Het vorige schoolreglement (inclusief de infobrochure) was aan actualisatie  toe wegens gewijzigde regelgeving  en de noodzaak om sommige artikelen te verduidelijken en/of te verfijnen (gewijzigde contactgegevens e.d.m.). Het model schoolreglement van de Onderwijsvereniging van de Steden en Gemeenten dient als basis voor het schoolreglement.

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.

Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.

Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.