De administratieve verwerking van een overlijden is vandaag een tijdrovend proces. De informatiedoorstroming gebeurt nog grotendeels via papieren documenten. Dit kan efficiënter.
eLys is een nieuw digitaal platform waarop de belangrijkste betrokken partijen – artsen, uitvaartondernemers, lokale besturen en de Vlaamse en federale overheden – samenwerken. Op deze manier worden administratieve processen geoptimaliseerd en verlopen alle stappen vlotter en met een betere (data)kwaliteit. Dit levert dus aanzienlijke voordelen op voor alle betrokkenen.
De toetredingsovereenkomst, met onder meer de (gezamenlijke) verwerking van persoonsgegevens moet ondertekend worden door elk lokaal bestuur.
Juridisch kader
Motivatie:
De AVG-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) verplicht de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken van het platform een toetredingsovereenkomst te ondertekenen. Die overeenkomst regelt de verdeling van de verantwoordelijkheden voor de verwerking van de persoonsgegevens. De werkgroep informatie & cyberveiligheid van VVSG die de DPO's van de de verschillende steden en gemeenten verenigt, keek dit document na en valideerde het.
Concreet sluit elk lokaal bestuur een toetredingsovereenkomst af met Athumi - het Vlaams Datanutsbedrijf, een verzelfstandigd Vlaams agentschap dat optreedt als neutrale partner die instaat voor de bouw en het beheer van eLys.
De gemeenteraad keurt de toetredingsovereenkomst goed. Na de goedkeuring volgt de ondertekening van de overeenkomst, zoals bepaald in de artikelen 279 t.e.m. 283 van het decreet over het lokaal bestuur.