Voor het uitwisselen van persoonsgegevens met andere Vlaamse (en ook Federale) instanties is een de verwerkingsverantwoordelijke verplicht een protocol af te sluiten met deze instantie. Voor stedelijke en gemeentescholen is de verwerkingsverantwoordelijke het dagelijks bestuur van stad/gemeente (CBS). Om de administratieve last te verlichten voor de besturen heeft de OVSG een vereenvoudigde procedure met algemene protocollen uitgewerkt, waarbij zij de onderhandelingen voert, advies verleent en ondertekent in naam en voor rekening van het lokaal bestuur.
Voor elk nieuw algemeen protocol zal OVSG het belangrijkste voorbereidend werk al gedaan hebben. Het CBS beslist na de kennisgeving binnen een termijn van 3 maanden tot ofwel formele goedkeuring ofwel een opt-out met het voeren van een eigen onderhandeling. OVSG publiceert het algemeen protocol op haar website samen met een lijst van aansluitende schoolbesturen. Ons bestuur publiceert het algemeen protocol op de eigen website en neemt de verwerking op in het verwerkingsregister.
Meer informatie m.b.t. de afgesloten en in opmaak zijnde protocollen: https://www.ovsg.be/over-ovsg/hoe-kan-ovsg-je-helpen/algemene-protocollen-onderwijs-gdpr .
Juridisch kader
- artikel 8 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer
- artikel 40 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur
- Voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een instantie naar een andere instantie of naar een externe overheid is een protocol vereist, gesloten tussen de betreffende instanties. Het schoolbestuur en zijn onderwijsinstellingen verrichten veelvuldig dergelijke mededelingen doen naar instanties zoals het Ministerie van Onderwijs en Vorming (bv. AGODI), onderwijsinspectie, CLB, ondersteuningsnetwerk, scholengemeenschap, LOP, De Lijn… en vice versa.
- Het Ministerie van Onderwijs en Vorming, de onderwijskoepels en het GO! in samenwerking met de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (hierna VTC), omwille van administratieve vereenvoudiging en planlastvermindering, algemene protocollen hebben ontwikkeld die voor alle onderwijsinstellingen gelden. Om dezelfde redenen wordt voorzien in een vereenvoudigde procedure waarbij de onderwijskoepels kunnen worden gemandateerd om na de onderhandelingen zowel hun DPO het advies te laten verlenen als het algemeen protocol te ondertekenen, in naam en voor rekening van de schoolbesturen.
- De brieven van de VTC (advies ref. VTC/O/2019/01 en ref. VTC/O/2019/07) bevestigen hun goedkeuring met de werkwijze vaneen vereenvoudigde procedure voor de totstandkoming van algemene protocollen en bijbehorende mandatering aan OVSG.
- Deze werkwijze werd goedgekeurd in de Werkgroep Informatieveiligheid VVSG van 25 november 2019.
- Het schoolbestuur blijft als verwerkingsverantwoordelijke van de onderwijsinstelling gebonden blijft door de bepalingen opgenomen in het protocol, inclusief de beveiligingsmaatregelen.
- Het schoolbestuur heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangemeld bij de VTC en beschikt over een goedgekeurd informatieveiligheidsplan beschikt.
Artikel 1: De raad verklaart zich akkoord met het principe van de mandatering en de verklaring op eer.
Artikel 2: De raad machtigt OVSG om te onderhandelen over het algemeen protocol.
Artikel 3: De raad machtigt de DPO van OVSG, de Onderwijsvereniging van Steden en Gemeenten, om het verplicht advies te verlenen.
Artikel 4: De raad machtigt de algemeen directeur van OVSG, de Onderwijskoepel van Steden en Gemeenten, om het protocol in naam en voor rekening van het schoolbestuur te ondertekenen.
Artikel 5: De raad belast het college van burgemeester en schepenen met de beslissing over het al dan niet goedkeuren van het algemene protocol en de verdere uitvoering indien van toepassing.