Bij een nieuwe legislatuur hoort de verplichting tot oprichting en vernieuwing van de adviesraden. Voor vrijetijd hebben we aan de uittredende raden gevraagd om hun werking te evalueren en suggesties te doen over al dan niet het behoud van bepaalde structuren en voorwaarden. In de laatste vergadering van de uittredende vrijetijdsraad van 25/2/25 werden de ontwerpstatuten uitvoerig besproken en positief geadviseerd.
Als bijlagen
1. de statuten zoals vastgesteld in de gemeenteraad van 24/3/2022, die nu worden opgeheven
2. de nieuwe statuten met markeringen van de wijzigingen ten opzichte van de huidige statuten
3. officiële advies van de uittredende vrijetijdsraad dd. 25/2/25.
Na goedkeuring door de gemeenteraad wordt de ledenoproep gelanceerd.
Juridisch kader
Het Decreet Lokaal Bestuur meer bepaald art. 304 §3.
Het gemeenteraadsbesluit van 24/3/2022 betreffende het opnieuw vaststellen statuten vrijetijdsraad wordt opgeheven.
Artikel 1.
Het gemeenteraadsbesluit van 24 maart 2022 betreffende opnieuw vaststellen statuten vrijetijdsraad wordt opgeheven.
Artikel 2.
Er worden een vrijetijdsraad en 5 adviesraden opgericht, met name voor Sport, Cultuur- en Bib, Jeugd, Ouderen en Toerisme.
Titel I: Structuur
Artikel 3.
De vrijetijdsraad bestaat uit 15 leden die worden afgevaardigd vanuit de verschillende adviesraden, met name 3 leden uit de Sportraad, 3 leden uit de Cultuur- en bibraad, 3 leden uit de Jeugdraad, 3 leden uit de lokale Ouderenraad (LOR) en 3 leden uit de raad voor Toerisme. De voorzitters van deze adviesraden of hun aangeduide vervangers zetelen automatisch in de vrijetijdsraad.
Artikel 4.
De Sportraad, Cultuur- en bibraad, Jeugdraad, LOR en raad voor Toerisme bestaan zelfstandig en hebben geen beperking qua ledenaantal.
Titel II: Bevoegdheden
Artikel 5.
§1. De vrijetijdsraad is bevoegd voor volgende zaken:
- het formuleren van suggesties over overkoepelende vrijetijdsthema’s en het vrijetijdsbeleid;
- het mee bepalen van prioritaire vrijetijdsprojecten;
- het organiseren van gespreksplatformen over overkoepelende thema’s
- het organiseren van opleidingen, vormingen of thema-momenten voor verenigingen.
§2. De 5 adviesraden (Sportraad, Cultuurraad, Jeugdraad, Ouderenraad en raad voor Toerisme) zijn bevoegd voor volgende zaken:
- formuleren van de beleidsspecifieke adviezen
- adviseren van erkenningen van verenigingen
- de verdere uitwerking en ondersteuning van projecten die door de vrijetijdsraad als prioritair werden bepaald en die opgenomen zijn in het gemeentelijk vrijetijdsbeleid.
- zorgen voor de netwerking tussen en de informatiedoorstroming naar de verenigingen.
Titel III: Samenstelling
Artikel 6.
§1. Binnen de 6 maanden van elke nieuwe legislatuur worden de adviesraden opnieuw samengesteld.
Per geïnstalleerde adviesraad wordt een voorzitter en secretaris verkozen, deze staan ook in voor de opmaak en opvolging van het (deel)budget van hun respectievelijke raad. Voor de verkiezing van deze functies krijgt elk lid van de respectievelijke raad één stem.
Per adviesraad worden naast de voorzitter twee bijkomende leden afgevaardigd voor de vrijetijdsraad. Voor de verkiezing van deze 2 bijkomende afgevaardigden krijgt elk lid van de respectievelijke raad twee stemmen.
§2. Na installatie van de vrijetijdsraad wordt een voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, adjunct-secretaris, penningmeester en vervangend penningmeester verkozen. Voor de verkiezing van deze functies krijgt elk lid van de vrijetijdsraad één stem.
§3. Kandidaturen moeten aan volgende voorwaarden voldoen:
1. Woonachtig in Waasmunster of 15 jaar woonachtig geweest zijn in Waasmunster of lid van een erkende Waasmunsterse vereniging;
2. De minimumleeftijd van 60 jaar hebben bereikt bij aanstelling in de LOR; Voor de Jeugdraad is de minimumleeftijd 16 jaar en de maximumleeftijd 30 jaar;
3. Geen lid zijn van de gemeenteraad en van de BCSD van Waasmunster;
4. Geen personeelslid zijn van gemeentebestuur Waasmunster;
Bijkomend worden volgende voorwaarden in acht genomen:
- Eén persoon kan lid zijn van maximaal 2 van de 5 zelfstandige adviesraden;
- In de vrijetijdsraad zetelen geen bloedverwanten in 1e graad én geen samenwonenden onder 1 dak.
§4. De bevoegde schepenen zetelen ambtshalve, net als de bevoegde ambtenaren in de adviesraden en de vrijetijdsraad. Ze hebben geen stemrecht, enkel een raadgevende bevoegdheid.
Artikel 7.
De toetreding tot de raden behelst de aanvaarding van de statuten en houdt de verplichting in tot het nakomen ervan.
Artikel 8.
De raden blijven in functie totdat de nieuw samengestelde raden zijn geïnstalleerd naar aanleiding van een nieuwe legislatuur.
Artikel 9.
§1. De hoedanigheid van lid van een adviesraad of van de vrijetijdsraad wordt verloren:
a. door ontslag van het lid. Dit ontslag dient schriftelijk aan de voorzitter van de respectievelijke raad meegedeeld te worden.
b. door overlijden of rechtsonbekwaamheid.
c. door uitsluiting, waarover de gemeenteraad op advies van de respectievelijke raad (met een meerderheid van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden) beslist. Een niet-gemotiveerde afwezigheid op drie achtereenvolgende samenkomsten van de respectievelijke raad is een reden tot uitsluiting.
§2. Indien aan een lidmaatschap voortijdig een einde komt, door de in §1 van dit artikel vermelde redenen, wordt zo spoedig mogelijk in de opvolging voorzien.
Titel IV: Samenkomsten, huishoudelijk reglement
Artikel 10.
De vrijetijdsraad komt ten minste tweemaal per jaar samen. De adviesraden komen eveneens minimaal tweemaal per jaar samen en daarnaast en zo dikwijls als de belangen van de adviesraden dit vereisen. Voor het uitwerken van bepaalde projecten of besprekingen van bepaalde thema’s zijn samenkomsten van werkgroepen ad hoc mogelijk met leden van deze raden, aangevuld met leden van andere gemeentelijke adviesraden
Artikel 11.
Het vrijetijdsraden en de adviesraden stellen een huishoudelijk reglement op waarin zij hun interne werking verder regelen, minstens wat betreft de leiding der vergaderingen, de agenda en de wijze van stemmen. De huishoudelijke reglementen dienen ter kennisgeving aan de gemeenteraad te worden voorgelegd.
Artikel 12.
§1. Van elke bijeenkomst van de raden, wordt een verslag opgesteld.
Deze notulen worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de respectievelijke secretaris en samen met de voorzitter ondertekend, na goedkeuring op de volgende samenkomst.
§2. De leden, de bevoegde ambtenaren en het college van burgemeester en schepenen ontvangen een verslag van de samenkomsten van de respectievelijke raden binnen één maand na de samenkomst.
Titel V: Budget en projecten
Artikel 13.
De vrijetijdsraad en de 5 adviesraden hebben samen één budget en boekhouding.
Het gemeentebestuur voorziet jaarlijks een werkingsbudget van 18.000 euro, evenredig verdeeld voor de werking van de vrijetijdsraad én de 5 adviesraden.
Bij een bankinstelling wordt één spaarrekening geopend, één centrale zichtrekening voor de lopende zaken en één zichtrekening voor ‘activiteiten’ waarop men activiteit-gerelateerde overschrijvingen kan doen, bv inschrijvingsgeld voor een bepaalde activiteit, waarborgen etc.
De voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris en de adjunct-secretaris, de penningmeester en de vervangend penningmeester hebben een volmacht over deze rekeningen.
De penningmeester houdt per adviesraad de boekhouding bij.
Rekeningen (aan leveranciers, … ) worden via de centrale rekening betaald. Per activiteit duidt de adviesraad een verantwoordelijke aan die de financiën beheert. Hij/zij kan over een bedrag (wisselgeld) beschikken om de activiteit vlot te laten verlopen. Na afloop wordt een afrekening/kasverslag overgemaakt aan de penningmeester, hierbij worden alle documenten (facturen/kastickets, of een kopie ervan) toegevoegd.
Op regelmatige basis zal een tussentijds kasverslag aan de adviesraden bezorgd worden.
De besteding van het budget wordt jaarlijks geëvalueerd in functie van de prioritaire projecten per adviesraad en de overkoepelende projecten over de adviesraden heen.
Er mogen activiteiten georganiseerd worden die winstgevend zijn. Deze winst wordt wel aangewend om de eigen werking verder te realiseren.
Iedere adviesraad en de vrijetijdsraad voorzien in het budget een bedrag voor drank na de vergaderingen. Tijdens de vergaderingen van de vrijetijdsraad en de adviesraden zal de gemeente zorgen voor frisdrank.
Samen met de vrijetijdsraad zullen de betrokken diensten jaarlijks een overkoepelend bedankingsmoment organiseren.
Titel VI: Faciliteiten vergaderingen
Artikel 14.
De vergaderingen van alle adviesraden en van de vrijetijdsraad vinden plaats in gemeentelijke vergaderlokalen van het vrijetijdscomplex, aan te vragen bij de bevoegde ambtenaar/dienst. Er kan gebruik worden gemaakt van extra faciliteiten (beamer, scherm, …).
Titel VII: Verzekeringen
Artikel 15.
De adviesraden en vrijetijdsraad ressorteren onder het gemeentebestuur. Ter dekking van de risico’s “Burgerlijke Aansprakelijkheid”, “Rechtsbijstand” en “Lichamelijke Ongevallen”, zal het gemeentebestuur de nodige verzekeringspolissen afsluiten voor de stemgerechtigde leden van deze raden.
Titel VIII: Algemene bepalingen
Artikel 16.
Aan de statuten kunnen slechts wijzigingen door de gemeenteraad aangebracht worden, na voorafgaande besprekingen met de adviesraden en vrijetijdsraad, dat tevens gevraagd moet worden een schriftelijk advies uit te brengen. Afwijkingen van dit advies moeten gemotiveerd worden.