De voorzitter opent de zitting op 24/03/2022 om 19:30.
Voor de aanvang van de zitting wordt aan de inwoners de mogelijkheid gegeven om vragen te stellen van 19.00 uur tot 19.30 uur.
Door enkele wissels bij de bestuursmeerderheid is het noodzakelijk om over te gaan tot een nieuwe aanduiding van gemeentelijke afgevaardigden in verschillende intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en regionale verenigingen.
Juridisch kader
Juridisch kader
Decreet Lokaal Bestuur
Motivering
Door enkele wissels bij de bestuursmeerderheid is het noodzakelijk om over te gaan tot een nieuwe aanduiding van gemeentelijke afgevaardigden in verschillende intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en regionale verenigingen. Hiervoor dienen de gemeenteraadsbesluiten van 31 januari 2019 en 28 mei 2019 gedeeltelijk opgeheven te worden. De nieuwe aanduiding gebeurt door een geheime stemming.
Volgende aanduidingen worden opgeheven en worden opnieuw ter stemming aan de gemeenteraad voorgelegd :
De Watergroep Vertegenwoordiger in aandeelhoudersbestuur Riopact (GR 28/05/2019 - Renaat Decorte)
Intergem Lid van het Regionaal Bestuurscomité (GR 31/01/2019 - Renaat Decorte)
Zefier Plaatsvervanger AV (31/01/2019 - Renaat Decorte)
Regionaal Landschap Schelde-Durme Plaatsvervanger AV (GR 31/01/2019 - Renaat Decorte)
Miwa Kandidaat bestuurder (GR31/01/2019 - Agnes Dierick)
Volgende kandidaturen werden ingediend :
De Watergroep Vertegenwoordiger in aandeelhoudersbestuur Riopact : Guido De Cock : 11, Renaat Decorte : 4, NEE : 0, ONTH : 5
Intergem Lid van het Regionaal Bestuurscomité : Cecile Van Havermaet : 11, Renaat Decorte : 4, NEE : 0, ONTH : 5
Zefier Plaatsvervanger AV : Yari Van Kaer : 13, NEE : 1, ONTH : 6
Regionaal Landschap Schelde-Durme Plaatsvervanger AV : Aurélie Willaerts : 13, NEE : 1, ONTH : 6
Miwa Kandidaat bestuurder : Ilse Poppe : 11, Renaat Decorte : 4, NEE : 0, ONTH : 5
De telling van de stemmen gebeurt in aanwezigheid van de twee jongste raadsleden.
Art. 1 : De hiernavolgende aanduidingen (gemeenteraden van 31 januari 2019 en 28 mei 2019) worden opgeheven :
De Watergroep - Vertegenwoordiger in aandeelhoudersbestuur Riopact (GR 28/05/2019 - Renaat Decorte)
Intergem - Lid van het Regionaal Bestuurscomité (GR 31/01/2019 - Renaat Decorte)
Zefier - Plaatsvervanger AV (31/01/2019 - Renaat Decorte)
Regionaal Landschap Schelde-Durme - Plaatsvervanger AV (GR 31/01/2019 - Renaat Decorte)
Miwa - Kandidaat bestuurder (GR31/01/2019- Agnes Dierick)
Art. 2 : In de navermelde verenigingen en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden worden nagenoemde personen aangesteld als vertegenwoordigers van de gemeente in de vergaderingen of als hun plaatsvervangers, of voorgedragen als kandidaat-bestuurder en dit voor de duur van het resterende gedeelte van de legislatuur, tenzij de gemeenteraad een andere kandidaat zou voordragen :
De Watergroep Vertegenwoordiger in aandeelhoudersbestuur Riopact : Guido De Cock
Intergem Lid van het Regionaal Bestuurscomité : Cecile Van Havermaet
Zefier Plaatsvervanger AV : Yari Van Kaer
Regionaal Landschap Schelde-Durme Plaatsvervanger AV : Aurélie Willaerts
Miwa - Kandidaat bestuurder : Ilse Poppe
De Vlaamse ICT Organisatie V-ICT-OR treedt op als opdrachtencentrale (BuyItPublic) voor de aankoop van ICT-producten en diensten en biedt lokale overheden de mogelijkheid hierop beroep te doen.
Dankzij de samenwerking met de verschillende partners kunnen zeer competitieve prijzen afgedwongen worden bij de huidige leveranciers en kunnen complexe eenmalige procedures vermeden worden.
De gemeente kan van deze raamovereenkomst gebruik maken waardoor zij krachtens artikel 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten is vrijgesteld van de verplichting om zelf een volledige procedure op te starten.
De gemeente is niet verplicht tot afname van de diensten.
Op uitdrukkelijk verzoek van V-ICT-OR wordt 1 persoon binnen de gemeente gemandateerd om de bestellingen te plaatsen, uiteraard na voorafgaande goedkeuring door het College van Burgemeester en Schepenen.
Juridisch kader
Motivering:
- De gemeente moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een administratieve vereenvoudiging en financiële besparing betekent.
- V-ICT-OR beschikt over de knowhow en technische expertise om aanbestedingen te leiden.
Juridisch kader:
Toepasselijke wetgeving:
- het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 56, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen;
- de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
- het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
- het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
- de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
- de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42, § 1, 1° a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 144.000,00 niet);
- het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
- het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 90, 1°;
- art. 17 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten dat bepaalt dat een aanbestedende overheid werken, leveringen en/of diensten kan verwerven van een aankoopcentrale die gecentraliseerde aankoopactiviteiten zoals bedoeld in art. 2 paragraaf 7 verricht;
- art. 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten dat bepaalt dat de aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.
Art 1: De gemeente doet beroep op de opdrachtencentrale van V-ICT-OR voor aankoop van diverse ICT-producten aangeboden via de raamovereenkomst.
Art 2: Het college van Burgemeester en Schepenen wordt belast met de uitvoering.
Art 3: Het afdelingshoofd financiën en ICT Frits Samoy wordt gemandateerd om na goedkeuring door het college de bestellingen te plaatsen.
Op 21/10/2021 werd een omgevingsvergunning voor het verkavelen van gronden ingediend door mevrouw Griet De Feyter voor de nv Plan en Bouw, voor percelen langs de Groenselstraat/Lange Veldstraat, kadastraal gekend als 1ste afdeling , sectie A, nrs. 1733, 2029/2 en 2030/2/deel. De aanvraag omvat het verkavelen van deze percelen in 24 loten voor open (2), halfopen (18) en gesloten bebouwing (4) van eengezinswoningen, alsook de wegenis- en groenaanleg. Het ontwerpdossier voor de uit te voeren werken wordt aan de gemeenteraad voorgelegd. De gemeenteraad dient zich uit te spreken over de zaak der wegen.
Juridisch kader
Overwegingen
Er wordt een ontwerpdossier van de nv Plan en Bouw, Grote Leistraat 201 te Anzegem voor de aanleg van riolering en wegenis in de verkaveling gelegen langs Groenselstraat/Lange Veldstraat 1ste afdeling, sectie A, nrs. 1733B, 2154A, 2029/2 en 2030A/2 voorgelegd.
Het DWA en RWA worden gescheiden tot aan de Groenselstraat gebracht worden, zodat de aansluiting van de verkaveling bij het toekomstig rioleringsproject direct opgepikt kan worden.
Artikel 1: Het rooilijnplan voor de aanleg van een nieuwe gemeenteweg in het kader van de omgevingsvergunningsaanvraag, ingediend op 21/10/2021 (gemeentelijk dossiernummer II/2021/00278) door mevrouw Griet De Feyter voor de nv Plan en Bouw, voor percelen langs de Groenselstraat/Lange Veldstraat, kadastraal gekend als 1ste afdeling , sectie A, nrs. 1733, 2029/2 en 2030/2/deel, goed te keuren.
Artikel 2 : Het voorliggende wegenis- en rioleringsontwerp voor de verkaveling gelegen Groenselstraat/Lange Veldstraat opgemaakt door studiebureau Buyens wordt goedgekeurd met dien verstande dat :
Sinds 2012 wordt het beheer van "De Vaag" uitgevoerd door de VZW Natuurpunt, de lopende overeenkomst is sinds 28/02/2022 beëindigd.
Juridisch kader
Onze gemeentelijke diensten hebben onvoldoende personeelskracht, materiaal en kennis om het beheer van deze site kwaliteitsvol uit te voeren. Er werd een prijsvraag gedaan bij 3 natuurverenigingen met lokale verankering (Natuurpunt, Natuur en Milieu en VZW Durme) voor:
1) De opmaak van een beheersplan voor het speelbos "De Vaag" waarbij het volgende gerealiseerd/behouden blijft:
2) Het uitvoeren van hogergenoemd beheersplan gedurende de looptijd van dit beheersplan.
Er werd enkel van Natuurpunt een offerte ontvangen.
Er werd in samenspraak met Natuurpunt een ontwerp van beheersovereenkomst opgesteld met volgende bepalingen :
1) De gemeente Waasmunster (opdrachtgever/eigenaar) geeft "De Vaag" door middel van de beheersovereenkomst in beheer aan Natuurpunt (opdrachtnemer) voor een looptijd van 25 jaar aanvang nemend bij ondertekening van de overeenkomst in 2022 (1 jaar tijd voor opmaak natuurbeheerplan (2022) en 24 jaar looptijd natuurbeheerplan).
2) De rechten en plichten van deze overeenkomst, gebonden aan de opdrachtnemer, zullen worden gehandhaafd door een conservator of mandataris. Deze dient woonachtig te zijn in Waasmunster en wordt door de opdrachtnemer, in overleg met de eigenaar, aangesteld.
3) De opdrachtnemer voert in opdracht van de eigenaar volgende taken uit:
a) De opmaak van een natuurbeheersplan type 3 voor het speelbos "De Vaag" waarbij het volgende gerealiseerd/behouden blijft:
• Het bestendigen van het huidige gebruik als speelbos voor de volledige oppervlakte
• Eventueel de mogelijkheid voorzien om tijdelijk bepaalde zones af te sluiten ikv beschermingsmaatregelen
• Het bestendigen van de kampvuurplaats
• Het optimaliseren van een kampeerplaats
b) Het uitvoeren van hogergenoemd beheersplan gedurende de looptijd van dit beheersplan.
c) De samenroepen van de beheerscommissie. De conservator roept de beheercommissie tenminste 1 maal per jaar samen en zit deze voor. Indien noodzakelijk kan de beheercommissie ad hoc worden samengeroepen door 1 van de leden.
De beheercommissie spreekt zich uit over het beheerplan, de eventuele uitbreidingen op het beheerplan en de monitoring van het gevoerde natuurbeheer. Daarnaast bepaalt de beheercommissie de modaliteiten inzake openstelling en het recreatief medegebruik.
4) De eigenaar is volgende verschuldigd aan de opdrachtnemer:
a) Voor het eerste jaar van de overeenkomst is een bedrag van 6.000 euro verschuldigd voor zowel het uitvoeren van het beheer als de opmaak van het natuurbeheersplan.
b) Voor de overige 24 jaren van de overeenkomst is een bedrag van 1.000 euro verschuldigd voor het uitvoeren van inrichtingswerken (o.a. herstel/ nieuw raster, dringende kappingen, …).
De opdrachtnemer ontvangt de subsidies die de Vlaamse Overheid ter beschikking stelt voor zowel de opmaak als het uitvoeren van het natuurbeheersplan.
5) Voor de opmaak van het natuurbeheerplan zal een beheercommissie samengesteld worden waarin tenminste vier gemeentelijke vertegenwoordigers zullen zetelen (ambtelijke vertegenwoordiger, politieke vertegenwoordiger en vertegenwoordiger(s) van de gemeentelijke adviesraden), allen aan te duiden door het college van burgemeester en schepenen.
6) De conservator wordt bij de uitvoering van zijn taken op het terrein bijgestaan door een beheerteam bestaande uit vrijwilligers uit de omgeving. Daarnaast kan hij beroep doen op de professionele werkploeg van Natuurpunt voor uitvoering van grotere werken.
De gemeenteraad stelt Natuurpunt beheer VZW aan voor het beheer van "De Vaag" en geeft opdracht aan de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur om de beheersovereenkomst in bijlage te tekenen.
De vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen noord heeft een aanvraag plattelandsproject ingediend voor de opschaling van het hefboomproject (Interwaas) "Klimaatgezonde en weerbare bossen in Oost-Vlaanderen".
Ondertussen werd dit project goedgekeurd en is de bosgroep op zoek naar copromotoren voor de uitwerking van dit project.
Juridisch kader
Het doel van het project is om in het ganse Waasland een bosomvormingsvibe te creëren. Dit wil zeggen een gedragenheid en bewustzijn bij het ruime publiek in het Waasland, ondersteund door lokale besturen en organisaties. Dit om de bosomvorming te stimuleren in het Waasland. Door de participatieve gedachte (samen pakken we het aan) kunnen we de boseigenaren stimuleren aan de slag te gaan en de bosomvorming een feit te maken. Het Waasland is een mooie bosrijke regio, indien we dit willen behouden met de huidige klimaatevolutie is het hoogst noodzakelijk om de bossen om te vormen tot klimaatrobuuste en veerkrachtige bossen. Dit impliceert dat een gebiedsdekkend initiatief een must is.
De doelstellingen van het project zijn de volgende:
Doelstelling 1 : In 2,5 jaar een 50 tal ha zieke of ingestorte bossen actief omvormen naar klimaatrobuust en veerkrachtig bos.
Doelstelling 2 : Een algemene “bosomvormingsvibe” in het Waasland creëren. Het gaat hierbij om een ruime gedragenheid en enthousiasme rond het actief omvormen van aangetaste bossen. Zowel bij boseigenaren, lokale besturen en verenigingen als het ruime publiek.
De Bosgroep heeft op basis van hun ervaring en terreinbezoeken een inschatting gemaakt van de verdeling van de 50ha over de verschillende gemeenten. Hierbij werd eveneens rekening gehouden met de mogelijkheid dat niet alle gemeenten copromotor zullen zijn (totale oppervlakte staat daarom op 75 ha).
Voor onze gemeente wordt geraamd dat er 17 dossiers een aanvraag zouden indienen met een totale oppervlakte van 15 ha. De bosgroep van aan het gemeentebestuur om mee op te treden als copromotor en hiervoor de nodige budgetten te willen voorzien.
De gemeenteraad beslist als copromotor mee aan te sluiten en geeft de opdracht aan de voorzitter en de algemeen directeur om de samenwerkingsovereenkomst in bijlage te tekenen.
Wegens corona lag het verenigingsleven voor een groot deel van 2021 stil. Om de plaatselijke erkende verenigingen toch te ondersteunen in 2022 wordt voorgesteld om deze verenigingen geen subsidiedossiers/werkingsverslagen te laten indienen, maar wel subsidies uit te betalen aan deze verenigingen, net als in 2021. Het betreft dus een afwijking op de bestaande subsidiereglementen die zijn goedgekeurd door de gemeenteraad.
Dit zou gelden voor de werkingssubsidies van de jeugd-, sport- en socio-culturele verenigingen en de impulssubsidies van sportverenigingen, niet voor de kampsubsidies. De kampen zijn wel degelijk doorgegaan in zomer 2021, hiervoor kunnen de jeugdverenigingen wel een dossier indienen.
Deze uitbetalingen gebeuren op basis van exact dezelfde bedragen als vorig jaar (dus de gemiddelden van de uitgekeerde subsidies in 2020 (werkjaar 2019) en 2019 (werkjaar 2018). Uiteraard worden de verdubbelde subsidies naar aanleiding van het Noodfonds in 2020 opnieuw niet doorgetrokken.
In 2021 namen we de gemiddelden van de uitgekeerde subsidies 2018 en 2019 (niet-verdubbelde bedragen) omdat een aantal verenigingen slechts om de twee jaar een grote activiteit hebben, het gemiddelde gaf dus een correcter beeld.
De Vrijetijdsraad gaf een positief advies in de vergadering van 22/2/2022 en gaf bijkomend het advies voor het toekennen van de basissubsidie aan de Koolputten vzw voor het werkjaar 2021, op voorstel van de deelraad Cultuur&Bib. Dit geeft uiteraard een herberekening met zeer beperkte wijzigingen van de subsidies voor de andere socio-culturele verenigingen, omdat het totaal voorziene budget vastligt in de meerjarenplanning. Koolputten vzw is immers recent voor de coronacrisis erkend en voor de subsidiëring telkens uit de boot gevallen, terwijl ze toch werking hadden.
Verenigingen die niet meer bestonden in 2021 krijgen desgevallend geen subsidies meer uitgekeerd.
Juridisch kader
Gemeenteraadsbesluit dd. 21 december 2017 betreffende werkingssubsidies plaatselijke erkende socio-culturele verenigingen
Gemeenteraadsbesluit dd. 21 december 2017 betreffende werkingssubsidies plaatselijke erkende sportverenigingen
Gemeenteraadsbesluit dd. 21 december 2017 betreffende werkingssubsidies plaatselijke erkende jeugdverenigingen
Gemeenteraadsbesluit dd. 21 december 2017 betreffende impulssubsidiereglement voor plaatselijke erkende sportverenigingen
Advies vrijetijdsraad dd. 22 februari 2022 betreffende de uitbetaling van de werkingssubsidies voor 2021
Art. 1: Om de plaatselijke erkende verenigingen te ondersteunen naar aanleiding van het moeilijk werkingsjaar 2021 wegens corona, worden in afwijking van de gemeenteraadsbesluiten houdende de werkingssubsidiereglementen voor plaatselijke erkende verenigingen en het impulssubsidiereglement voor plaatselijke erkende sportverenigingen, de werkingssubsidies van de jeugd-, sport- en socio-culturele verenigingen en de impulssubsidies van sport in 2022 uitbetaald zonder in te dienen werkingsverslag.
Art.2: Deze uitbetalingen gebeuren op basis van exact dezelfde bedragen als vorig jaar (dus de gemiddelden van de uitgekeerde subsidies in 2020 (werkjaar 2019) en 2019 (werkjaar 2018). Uiteraard worden de verdubbelde subsidies naar aanleiding van het Noodfonds in 2020 opnieuw niet doorgetrokken. Aan de Koolputten vzw wordt voor het werkjaar 2021 een basissubsidie toegekend, wat een herberekening met zeer beperkte wijzigingen van de subsidies voor de andere socio-culturele verenigingen betekent, omdat het totaal voorziene budget vastligt in de meerjarenplanning. Verenigingen die niet meer bestonden in 2021 krijgen desgevallend geen subsidies meer uitgekeerd.
Art. 3: Deze regeling geldt niet voor de kampsubsidies. De jeugdkampen zijn wel degelijk doorgegaan in zomer 2021, hiervoor kunnen de jeugdverenigingen wel een dossier indienen.
In de vergadering van 30/11/21 werd de werking van de vrijetijdsraad tussentijds geëvalueerd, zoals eerder doorgesproken tussen het college en de vrijetijdsraad.
De voornaamste vraag betreft de aanpassing van het proces van adviesverlening van de vrijetijdsraad naar het gemeentebestuur. Alle adviezen lopen momenteel via de vrijetijdsraad en niet via de deelraden. Er wordt voorgesteld om de deelraden terug volwaardig advies te laten geven, rechtstreeks aan het bestuur als het gaat over hun vakgebied. De vrijetijdsraad zou dan telkens akte nemen; als vast agendapunt van iedere vergadering van de vrijetijdsraad wordt het overzicht gegeven van alle adviezen die werden gegeven door de 5 deelraden. Enkel wanneer het gaat over ‘gedeelde’ belangstelling of als er meerdere belangen mee gemoeid zijn, kunnen de deelraden een advies voorbereiden en komt men in de vrijetijdsraad tot één gezamenlijk advies.
Ook zijn er andere bijsturingen aan de statuten aangewezen, zodat ze voldoen aan de reële situatie, bv. de afspraken die eerder werden gemaakt tussen college en vrijetijdsraad over het budget en financiële werking zouden in de statuten moeten worden opgenomen.
Juridisch kader
Het Decreet Lokaal Bestuur meer bepaald art. 304 §3.
Gemeenteraadsbesluit van 25/4/2019 betreffende erkenning, oprichting en statuten vrijetijdsraad.
Beslissing college van Burgemeester en Schepenen dd. 6/12/2021 betreft de tussentijdse evaluatie van de vrijetijdsraad.
Advies vrijetijdsraad dd. 22/2/22.
Artikel 1.
Het gemeenteraadsbesluit van 25/04/2019 betreffende erkenning, oprichting en statuten vrijetijdsraad wordt opgeheven.
Artikel 2.
De vrijetijdsraad heeft als opdracht het gemeentebestuur te adviseren over het vrijetijdsbeleid en voor het bepalen van prioritaire gemeentelijke vrijetijdsprojecten.
Titel I: Structuur
Artikel 3.
De vrijetijdsraad bestaat uit 15 leden die worden afgevaardigd vanuit de verschillende deelraden, met name 3 leden uit de deelraad Sport, 3 leden uit de deelraad Cultuur en Bib, 3 leden uit de deelraad Jeugd, 3 leden uit de deelraad lokale Ouderenraad (LOR) en 3 leden uit de deelraad Toerisme.
Artikel 4
De deelraden (Sport, Cultuur en Bib, Jeugd, LOR en Toerisme) bestaan elk uit maximum 15 leden.
Titel II: Bevoegdheden
Artikel 5
§1. De vrijetijdsraad is bevoegd voor volgende zaken:
- het formuleren van adviezen over overkoepelende vrijetijdsthema’s en vrijetijdsbeleid;
- het bepalen van prioritaire vrijetijdsprojecten;
- het adviseren van reglementen;
- het organiseren van opleidingen of vormingen voor verenigingen.
§2. De deelraden (Sport, Cultuur en Bib, Jeugd, LOR en Toerisme) zijn bevoegd voor volgende zaken:
- formuleren van de beleidsspecifieke adviezen
- adviseren van erkenningen van verenigingen
- de verdere uitwerking en ondersteuning van projecten die door de vrijetijdsraad als prioritair werden bepaald en die opgenomen zijn in het gemeentelijk vrijetijdsbeleid.
- zorgen voor de netwerking tussen en de informatiedoorstroming naar de verenigingen.
Titel III: Samenstelling
Artikel 6.
§1. Binnen de 6 maanden van elke nieuwe legislatuur worden de deelraden opnieuw samengesteld.
Voor elke deelraad worden maximum 15 leden gekozen. De kandidaturen worden vooraf opgevraagd. Indien er meer dan 15 kandidaten zijn voor een deelraad worden tijdens de respectievelijke installatievergaderingen stemmingen gehouden, waarbij elke persoon maximum 15 stemmen kan uitbrengen.
Per geïnstalleerde deelraad wordt een voorzitter, ondervoorzitter en secretaris verkozen. Voor de verkiezing van deze functies krijgt elk lid van de respectievelijke deelraad één stem.
Per deelraad worden drie leden afgevaardigd voor de vrijetijdsraad. Voor de verkiezing van deze afgevaardigden krijgt elk lid van de respectievelijke deelraad drie stemmen.
§2. Na installatie van de vrijetijdsraad wordt een voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester verkozen. Voor de verkiezing van deze functies krijgt elk lid van de vrijetijdsraad één stem.
Wie verkozen wordt als voorzitter van de vrijetijdsraad, dient desgevallend ontslag te nemen als voorzitter van de deelraad en dient zich hier te laten vervangen. In dat geval zal de ondervoorzitter van de deelraad het voorzitterschap opnemen en dient er een nieuwe ondervoorzitter te worden aangesteld.
§3. De samenstelling van de raden voldoet aan de principes van een evenredige vertegenwoordiging: mix van leeftijden, evenredige vertegenwoordiging van ideologische en filosofische strekkingen (conform de cultuurpactwetgeving), evenwicht M/V/X en evenredige vertegenwoordiging van de disciplines.
Kandidaturen moeten aan volgende voorwaarden voldoen:
Eén persoon kan lid zijn van maximaal 2 deelraden;
§4. De bevoegde schepenen zetelen ambtshalve, net als de bevoegde ambtenaren in de deelraden en de vrijetijdsraad. Ze hebben geen stemrecht, enkel een raadgevende bevoegdheid.
Artikel 7.
De toetreding tot de raden behelst de aanvaarding van de statuten en houdt de verplichting in tot het nakomen ervan.
Artikel 8.
De raden blijven in functie totdat de nieuw samengestelde raden zijn geïnstalleerd naar aanleiding van een nieuwe legislatuur.
Artikel 9.
§1. De hoedanigheid van lid van een deelraad of van de vrijetijdsraad wordt verloren:
a. door ontslag van het lid. Dit ontslag dient schriftelijk aan de voorzitter van de respectievelijke raad meegedeeld te worden.
b. door overlijden of rechtsonbekwaamheid.
c. door uitsluiting, waarover de gemeenteraad op advies van de respectievelijke raad (met een meerderheid van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden) beslist. Een niet-gemotiveerde afwezigheid op drie achtereenvolgende samenkomsten van de respectievelijke raad is een reden tot uitsluiting.
§2. Indien aan een lidmaatschap voortijdig een einde komt, door de in §1 van dit artikel vermelde redenen, wordt zo spoedig mogelijk in de opvolging voorzien.
Titel IV: Samenkomsten, huishoudelijk reglement
Artikel 10.
De vrijetijdsraad komt ten minste driemaal per jaar samen. De deelraden komen samen ter voorbereiding van de vrijetijdsraad, eveneens minimaal driemaal per jaar – gekoppeld en voorafgaand aan de vergaderingen van de vrijetijdsraad en daarnaast en zo dikwijls als de belangen van de deelraden dit vereisen.
Artikel 11.
Het vrijetijdsraden en de deelraden stellen een huishoudelijk reglement op waarin zij hun interne werking verder regelen, minstens wat betreft de leiding der vergaderingen, de agenda en de wijze van stemmen. De huishoudelijke reglementen dienen ter kennisgeving aan de gemeenteraad te worden voorgelegd.
Artikel 12.
§1. Van elke bijeenkomst van de raden, wordt een verslag opgesteld.
Deze notulen worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de respectievelijke secretaris en samen met de voorzitter ondertekend, na goedkeuring op de volgende samenkomst.
§2. De leden, de bevoegde ambtenaren en het college van burgemeester en schepenen ontvangen een verslag van de samenkomsten van de respectievelijke raden binnen één maand na de samenkomst.
Titel V: Budget en projecten
Artikel 13.
De vrijetijdsraad is een adviesorgaan en bepaalt samen met de betrokken diensten de prioritaire vrijetijdsprojecten.
De vrijetijdsraad en de 5 deelraden hebben samen één budget en boekhouding. De vrijetijdsraad duidt uit zijn 15 leden een penningmeester aan.
Het gemeentebestuur voorziet jaarlijks een budget voor de werking van de vrijetijdsraad én de 5 deelraden.
Bij een bankinstelling wordt één spaarrekening geopend, één centrale zichtrekening voor de lopende zaken en één zichtrekening voor ‘activiteiten’ waarop men activiteit-gerelateerde overschrijvingen kan doen : bv inschrijvingsgeld voor een bepaalde activiteit, waarborgen etc.
De voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester hebben een volmacht over deze rekeningen.
De penningmeester houdt per deelraad de boekhouding bij.
Rekeningen (aan leveranciers,…) worden via de centrale rekening betaald. Per activiteit duidt de deelraad een verantwoordelijke aan die de financiën beheert. Hij/zij kan over een bedrag (wisselgeld) beschikken om de activiteit vlot te laten verlopen. Na afloop wordt een afrekening/kasverslag overgemaakt aan de penningmeester, hierbij worden alle documenten (facturen/kastickets, of een kopie ervan) toegevoegd.
Op regelmatige basis zal een tussentijds kasverslag aan de deelraden bezorgd worden.
De besteding van het budget wordt jaarlijks geëvalueerd in functie van de prioritaire projecten per deelraad en de overkoepelende projecten over de deelraden heen.
Er mogen activiteiten georganiseerd worden die winstgevend zijn. Deze winst wordt wel aangewend om de eigen werking verder te realiseren.
Iedere deelraad en de vrijetijdsraad voorzien in het budget een bedrag voor drank na de vergaderingen. Tijdens de vergaderingen van de vrijetijdsraad en de deelraden zal de gemeente zorgen voor frisdrank.
Samen met de vrijetijdsraad zullen de betrokken diensten een brede vrijwilligerswerking uitwerken en jaarlijks een overkoepelend bedankingsmoment organiseren.
Titel VI: Faciliteiten vergaderingen
Artikel 14.
De vergaderingen van alle deelraden en van de vrijetijdsraad vinden plaats in gemeentelijke vergaderlokalen van het vrijetijdscomplex, aan te vragen bij de bevoegde ambtenaar/dienst. Er kan gebruik worden gemaakt van extra faciliteiten (beamer, scherm, …).
Titel VII: Verzekeringen
Artikel 15.
De deelraden en vrijetijdsraad ressorteren onder het gemeentebestuur. Ter dekking van de risico’s “Burgerlijke Aansprakelijkheid”, “Rechtsbijstand” en “Lichamelijke Ongevallen”, zal het gemeentebestuur de nodige verzekeringspolissen afsluiten voor de stemgerechtigde leden van deze raden.
Titel VIII: Algemene bepalingen
Artikel 16.
Aan de statuten kunnen slechts wijzigingen door de gemeenteraad aangebracht worden, na voorafgaande besprekingen met de deelraden en vrijetijdsraad, dat tevens gevraagd moet worden een schriftelijk advies uit te brengen. Afwijkingen van dit advies moeten gemotiveerd worden.
Er werden geen aangevraagde punten ingediend.
De mondelinge vragen kunnen beluisterd worden op de opname op de website.
De voorzitter sluit de zitting op 24/03/2022 om 20:45.
Namens gemeenteraad,
Bram Collier
algemeen directeur
Yari Van Kaer
voorzitter van de raad