In de vergadering van 30/11/21 werd de werking van de vrijetijdsraad tussentijds geëvalueerd, zoals eerder doorgesproken tussen het college en de vrijetijdsraad.
De voornaamste vraag betreft de aanpassing van het proces van adviesverlening van de vrijetijdsraad naar het gemeentebestuur. Alle adviezen lopen momenteel via de vrijetijdsraad en niet via de deelraden. Er wordt voorgesteld om de deelraden terug volwaardig advies te laten geven, rechtstreeks aan het bestuur als het gaat over hun vakgebied. De vrijetijdsraad zou dan telkens akte nemen; als vast agendapunt van iedere vergadering van de vrijetijdsraad wordt het overzicht gegeven van alle adviezen die werden gegeven door de 5 deelraden. Enkel wanneer het gaat over ‘gedeelde’ belangstelling of als er meerdere belangen mee gemoeid zijn, kunnen de deelraden een advies voorbereiden en komt men in de vrijetijdsraad tot één gezamenlijk advies.
Ook zijn er andere bijsturingen aan de statuten aangewezen, zodat ze voldoen aan de reële situatie, bv. de afspraken die eerder werden gemaakt tussen college en vrijetijdsraad over het budget en financiële werking zouden in de statuten moeten worden opgenomen.
Juridisch kader
Het Decreet Lokaal Bestuur meer bepaald art. 304 §3.
Gemeenteraadsbesluit van 25/4/2019 betreffende erkenning, oprichting en statuten vrijetijdsraad.
Beslissing college van Burgemeester en Schepenen dd. 6/12/2021 betreft de tussentijdse evaluatie van de vrijetijdsraad.
Advies vrijetijdsraad dd. 22/2/22.
Artikel 1.
Het gemeenteraadsbesluit van 25/04/2019 betreffende erkenning, oprichting en statuten vrijetijdsraad wordt opgeheven.
Artikel 2.
De vrijetijdsraad heeft als opdracht het gemeentebestuur te adviseren over het vrijetijdsbeleid en voor het bepalen van prioritaire gemeentelijke vrijetijdsprojecten.
Titel I: Structuur
Artikel 3.
De vrijetijdsraad bestaat uit 15 leden die worden afgevaardigd vanuit de verschillende deelraden, met name 3 leden uit de deelraad Sport, 3 leden uit de deelraad Cultuur en Bib, 3 leden uit de deelraad Jeugd, 3 leden uit de deelraad lokale Ouderenraad (LOR) en 3 leden uit de deelraad Toerisme.
Artikel 4
De deelraden (Sport, Cultuur en Bib, Jeugd, LOR en Toerisme) bestaan elk uit maximum 15 leden.
Titel II: Bevoegdheden
Artikel 5
§1. De vrijetijdsraad is bevoegd voor volgende zaken:
- het formuleren van adviezen over overkoepelende vrijetijdsthema’s en vrijetijdsbeleid;
- het bepalen van prioritaire vrijetijdsprojecten;
- het adviseren van reglementen;
- het organiseren van opleidingen of vormingen voor verenigingen.
§2. De deelraden (Sport, Cultuur en Bib, Jeugd, LOR en Toerisme) zijn bevoegd voor volgende zaken:
- formuleren van de beleidsspecifieke adviezen
- adviseren van erkenningen van verenigingen
- de verdere uitwerking en ondersteuning van projecten die door de vrijetijdsraad als prioritair werden bepaald en die opgenomen zijn in het gemeentelijk vrijetijdsbeleid.
- zorgen voor de netwerking tussen en de informatiedoorstroming naar de verenigingen.
Titel III: Samenstelling
Artikel 6.
§1. Binnen de 6 maanden van elke nieuwe legislatuur worden de deelraden opnieuw samengesteld.
Voor elke deelraad worden maximum 15 leden gekozen. De kandidaturen worden vooraf opgevraagd. Indien er meer dan 15 kandidaten zijn voor een deelraad worden tijdens de respectievelijke installatievergaderingen stemmingen gehouden, waarbij elke persoon maximum 15 stemmen kan uitbrengen.
Per geïnstalleerde deelraad wordt een voorzitter, ondervoorzitter en secretaris verkozen. Voor de verkiezing van deze functies krijgt elk lid van de respectievelijke deelraad één stem.
Per deelraad worden drie leden afgevaardigd voor de vrijetijdsraad. Voor de verkiezing van deze afgevaardigden krijgt elk lid van de respectievelijke deelraad drie stemmen.
§2. Na installatie van de vrijetijdsraad wordt een voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester verkozen. Voor de verkiezing van deze functies krijgt elk lid van de vrijetijdsraad één stem.
Wie verkozen wordt als voorzitter van de vrijetijdsraad, dient desgevallend ontslag te nemen als voorzitter van de deelraad en dient zich hier te laten vervangen. In dat geval zal de ondervoorzitter van de deelraad het voorzitterschap opnemen en dient er een nieuwe ondervoorzitter te worden aangesteld.
§3. De samenstelling van de raden voldoet aan de principes van een evenredige vertegenwoordiging: mix van leeftijden, evenredige vertegenwoordiging van ideologische en filosofische strekkingen (conform de cultuurpactwetgeving), evenwicht M/V/X en evenredige vertegenwoordiging van de disciplines.
Kandidaturen moeten aan volgende voorwaarden voldoen:
Eén persoon kan lid zijn van maximaal 2 deelraden;
§4. De bevoegde schepenen zetelen ambtshalve, net als de bevoegde ambtenaren in de deelraden en de vrijetijdsraad. Ze hebben geen stemrecht, enkel een raadgevende bevoegdheid.
Artikel 7.
De toetreding tot de raden behelst de aanvaarding van de statuten en houdt de verplichting in tot het nakomen ervan.
Artikel 8.
De raden blijven in functie totdat de nieuw samengestelde raden zijn geïnstalleerd naar aanleiding van een nieuwe legislatuur.
Artikel 9.
§1. De hoedanigheid van lid van een deelraad of van de vrijetijdsraad wordt verloren:
a. door ontslag van het lid. Dit ontslag dient schriftelijk aan de voorzitter van de respectievelijke raad meegedeeld te worden.
b. door overlijden of rechtsonbekwaamheid.
c. door uitsluiting, waarover de gemeenteraad op advies van de respectievelijke raad (met een meerderheid van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden) beslist. Een niet-gemotiveerde afwezigheid op drie achtereenvolgende samenkomsten van de respectievelijke raad is een reden tot uitsluiting.
§2. Indien aan een lidmaatschap voortijdig een einde komt, door de in §1 van dit artikel vermelde redenen, wordt zo spoedig mogelijk in de opvolging voorzien.
Titel IV: Samenkomsten, huishoudelijk reglement
Artikel 10.
De vrijetijdsraad komt ten minste driemaal per jaar samen. De deelraden komen samen ter voorbereiding van de vrijetijdsraad, eveneens minimaal driemaal per jaar – gekoppeld en voorafgaand aan de vergaderingen van de vrijetijdsraad en daarnaast en zo dikwijls als de belangen van de deelraden dit vereisen.
Artikel 11.
Het vrijetijdsraden en de deelraden stellen een huishoudelijk reglement op waarin zij hun interne werking verder regelen, minstens wat betreft de leiding der vergaderingen, de agenda en de wijze van stemmen. De huishoudelijke reglementen dienen ter kennisgeving aan de gemeenteraad te worden voorgelegd.
Artikel 12.
§1. Van elke bijeenkomst van de raden, wordt een verslag opgesteld.
Deze notulen worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de respectievelijke secretaris en samen met de voorzitter ondertekend, na goedkeuring op de volgende samenkomst.
§2. De leden, de bevoegde ambtenaren en het college van burgemeester en schepenen ontvangen een verslag van de samenkomsten van de respectievelijke raden binnen één maand na de samenkomst.
Titel V: Budget en projecten
Artikel 13.
De vrijetijdsraad is een adviesorgaan en bepaalt samen met de betrokken diensten de prioritaire vrijetijdsprojecten.
De vrijetijdsraad en de 5 deelraden hebben samen één budget en boekhouding. De vrijetijdsraad duidt uit zijn 15 leden een penningmeester aan.
Het gemeentebestuur voorziet jaarlijks een budget voor de werking van de vrijetijdsraad én de 5 deelraden.
Bij een bankinstelling wordt één spaarrekening geopend, één centrale zichtrekening voor de lopende zaken en één zichtrekening voor ‘activiteiten’ waarop men activiteit-gerelateerde overschrijvingen kan doen : bv inschrijvingsgeld voor een bepaalde activiteit, waarborgen etc.
De voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester hebben een volmacht over deze rekeningen.
De penningmeester houdt per deelraad de boekhouding bij.
Rekeningen (aan leveranciers,…) worden via de centrale rekening betaald. Per activiteit duidt de deelraad een verantwoordelijke aan die de financiën beheert. Hij/zij kan over een bedrag (wisselgeld) beschikken om de activiteit vlot te laten verlopen. Na afloop wordt een afrekening/kasverslag overgemaakt aan de penningmeester, hierbij worden alle documenten (facturen/kastickets, of een kopie ervan) toegevoegd.
Op regelmatige basis zal een tussentijds kasverslag aan de deelraden bezorgd worden.
De besteding van het budget wordt jaarlijks geëvalueerd in functie van de prioritaire projecten per deelraad en de overkoepelende projecten over de deelraden heen.
Er mogen activiteiten georganiseerd worden die winstgevend zijn. Deze winst wordt wel aangewend om de eigen werking verder te realiseren.
Iedere deelraad en de vrijetijdsraad voorzien in het budget een bedrag voor drank na de vergaderingen. Tijdens de vergaderingen van de vrijetijdsraad en de deelraden zal de gemeente zorgen voor frisdrank.
Samen met de vrijetijdsraad zullen de betrokken diensten een brede vrijwilligerswerking uitwerken en jaarlijks een overkoepelend bedankingsmoment organiseren.
Titel VI: Faciliteiten vergaderingen
Artikel 14.
De vergaderingen van alle deelraden en van de vrijetijdsraad vinden plaats in gemeentelijke vergaderlokalen van het vrijetijdscomplex, aan te vragen bij de bevoegde ambtenaar/dienst. Er kan gebruik worden gemaakt van extra faciliteiten (beamer, scherm, …).
Titel VII: Verzekeringen
Artikel 15.
De deelraden en vrijetijdsraad ressorteren onder het gemeentebestuur. Ter dekking van de risico’s “Burgerlijke Aansprakelijkheid”, “Rechtsbijstand” en “Lichamelijke Ongevallen”, zal het gemeentebestuur de nodige verzekeringspolissen afsluiten voor de stemgerechtigde leden van deze raden.
Titel VIII: Algemene bepalingen
Artikel 16.
Aan de statuten kunnen slechts wijzigingen door de gemeenteraad aangebracht worden, na voorafgaande besprekingen met de deelraden en vrijetijdsraad, dat tevens gevraagd moet worden een schriftelijk advies uit te brengen. Afwijkingen van dit advies moeten gemotiveerd worden.